PLANIFICA MEJOR TU DÍA A DÍA

Cómo poner orden en tu vida, además de en tu casa

Aprende a organizar mejor tu tiempo, definir tus prioridades y no dejarte llevar por urgencias e imprevistos que transformen tu día en un caos improductivo

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El orden en casa está de moda, y ponerlo en práctica en casa es, según las organizadoras profesionales, el primer paso para inundar tu día a día con sus innumerables ventajas. Mantener alejado el caos de tu hogar promete más tiempo libre, menos estrés, un ambiente familiar más “despejado” y mejor humor, energía, concentración o creatividad.

Pero, ¿qué pasa cuando no eres capaz de extrapolar la organización en casa a tus rutinas diarias? ¿Por qué hay personas que son incapaces de sacar provecho a su tiempo pero sí han logrado que su armario parezca un muestrario de ropa organizado por su gama cromática?

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Aprender a manejar el tiempo

Para Beatriz Blasco, mentora de negocios y productividad personal, "algunas personas tiene una relación reactiva con el tiempo, es decir, tienden a llegar tarde, se dispersan con facilidad, etc. porque no han aprendido a secuenciar correctamente los distintos momentos del día internamente". Y es que la clave para organizar nuestro día a día, según la autora del libro Productividad Personal Consciente, radica en planificar nuestra rutina, proyectar lo que queremos y vamos a hacer a diario y mantener cierta flexibilidad para adaptarnos a los imprevistos que tendremos que afrontar.

Paola Graziano, Psicóloga y responsable de Psicología Estratégica, también considera que "lo fundamental es saber hacia dónde queremos ir, trazar un plan de acción, ordenar nuestro tiempo y nuestra agenda en función de nuestros propósitos, intereses y objetivos, e ir revisando y ajustando el plan por el camino. Como dice el refrán 'Ningún viento es favorable para quien no sabe a dónde va' ".

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Las consecuencias del desorden vital

Seguro que reconoces la sensación de haber pasado el día corriendo, estresada y superocupada y, paradójicamente, acabar la jornada con la sensación de que, en realidad, no has hecho nada de lo que tenías pensado. ¿Qué te ha pasado? Probablemente, te hayas dejado llevar por las circunstancias, los "imprevistos" y "urgencias" hayan llenado tu tiempo y no te hayas ceñido a lo que tenías pensado o, peor aún, ni siquiera te hayas planteado antes cómo organizarte el día para aprovecharlo.

Como experiencia aislada no pasa nada, pero si esta situación se repite a menudo, puede acabar perjudicándote. Las expertas coinciden en que “el desorden y la desorganización pueden desembocar en estrés y frustración, y llegar a generar, incluso, conflictos emocionales. Si al final del día sientes que no has hecho lo suficiente a pesar de no haber parado, la insatisfacción será considerable, y con el paso del tiempo, puede llegar a provocar un doloroso sentimiento de impotencia”, afirma Beatriz Blasco.

Paula Graziano añade que "el desorden nos hace ir más lentos y ver las cosas con menos claridad y perspectiva. Puede crear confusión y sensación de que no controlamos nuestro tiempo ni nuestro entorno, sino que este es absorbido por las circunstancias. Sin embargo, ser organizado nos aporta lo contrario: nos hace ser más eficientes y ver las cosas con más perspectiva y claridad. Nos hace sentir que sujetamos las riendas de nuestro tiempo".

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¿Cómo poner orden en mi vida?

Sí, a veces resulta agotador e, incluso, desesperanzador. Sobre todo al ver a personas a nuestro alrededor que parecen haber nacido con la capacidad innata de mantener el orden en casa, en su agenda, y en su vida diaria. Pero no desistas: "la organización puede entrenarse, como cualquier otra habilidad", afirma Paola, "hay personas que pueden ser más organizadas o metódicas que otras, pero siempre se puede mejorar".

Para lograrlo, podemos poner en práctica algún método de planificación, como el reconocido Get Your Things Done, un sistema desarrollado por David Allen (autor del libro 'Organízate con eficacia') que invita a descargar la memoria para ser más productivo y organizado. También podemos definir un método que se adapte a nuestras necesidades. Para Paola Graziano, lo más importante es vivir con unos objetivos claros en vez de improvisar, eliminar distracciones y aprender a priorizar. Para ello, destaca algunos puntos clave:

  • Revisa tu día a día y evita la “multitarea” y las distracciones. Nuestro cerebro no es capaz de procesar en paralelo, sino que salta de una cosa a otra, sin llegar a concentrare en profundidad en ninguna de ellas. Por eso, es vital procurar hacer una cosa cada vez y evitar interrupciones.
  • Diferencia lo urgente de lo importante. Tendemos a llenar el día de mil y una cosas urgentes que nos dejan sin tempo para lo realmente importante. Define cuáles lo son e incorpóralas a tu planificación para no desatenderlas y asegurarte de que bloqueas el tiempo necesario para llevarlas a cabo. Ir a clase de yoga una vez por semana, leer un rato antes de cenar o explicarle un cuento a tu hija antes de acostarla pueden ser algunos ejemplos de cosas a las que no quieres renunciar.
  • Planifica de antemano lo que vas a hacer, sin apego, y evita una actitud rígida. Para ello, utiliza una agenda, un planificador o una de las herramientas que pone a tu disposición el mundo digital. Hay multitud de opciones para incorporar este hábito a tu día a día, y métodos que te ayudan a optimizarlo.

Beatriz Blanco apuesta por tres hábitos productivos básicos que nos ayudarán a poner en orden nuestra vida:

  • Realiza una revisión diaria y semanal de las tareas previstas y su contribución. Así sabrás de qué tiempo dispones para centrarte en tus proyectos y absorberás mejor los imprevistos.
  • Ten definida una perspectiva, ten claro hacia dónde quieres ir y a qué objetivos te acercan tus acciones. Si informas a tu sistema de lo que quieres hacer, o no, le será mucho más sencillo prestar atención a cada momento e ir viviendo el día como si estuvieses en un tren que conoce las estaciones por las que tiene que pasar. Además, evitarás distracciones. Piénsalo por un momento. Si, por ejemplo, tienes previsto comprar después de trabajar, ¿no será más probable que lo hagas si lo tenías planificado que si esperas a que se te ocurra fruto de un pensamiento improvisado?
  • Por último, y no menos importante, planifícate sin apego: sé consciente de que tú haces posible que las cosas sucedan, pero no te dejes llevar por la rigidez. La idea es sentirse como un junto, bien enraizado, pero flexible.
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Entrenar la motivación

Si te has convencido de la necesidad de organizarte y estás dispuesta a poner en práctica los hábitos necesarios para lograrlo, el siguiente paso es mantener esa actitud a través de la motivación y conseguir que no decaiga. Para Paola Graziano, "la motivación es un proceso mental, no es algo que tengamos que encontrar, como la inspiración. Hay que crearla". La constancia o perseverancia vendrán detrás. "Cuando comenzamos a sentir desmotivación o abandonamos algo, es necesario analizar qué está pasando: puede que haya que ajustar el proceso, la manera de hacer las cosas; incluir modificaciones en nuestra rutinas o descubrir si la falta de motivación se debe a pensamientos o creencias limitantes en los que deberíamos trabajar", afirma Beatriz.

Definir y realizar nuestros objetivos en la vida

Lo que parece estar claro es que para ser capaces de organizar y aprovechar nuestro tiempo con eficacia, las acciones que planifiquemos deberían estar alineadas con nuestros objetivos vitales... Pero para eso hay que tenerlos claros.

"Los objetivos en la vida son esenciales", nos explica Blanca. Y tenerlos claros nos ayuda a organizarnos y, lo que es más importante, a alcanzarlos. De hecho, una encuesta realizada a estudiantes de la Universidad de Yale, demostró que las personas que tienen definidos sus objetivos personales y profesionales lograban, 10 años después, conseguirlos con más éxito que quienes los tenían definidos, pero no escritos, o ni se habían tomado la molestia de anotarlos.

Cuando definimos qué objetivos nos gustaría lograr a corto plazo, Paola Graziano cree que "el primer paso es procurar que dependan de nosotros mismos, que sean realistas y concretos, y traducibles en acciones cotidianas." La mentora y conferenciante Blanca Blasco aconseja tener en cuenta el modelo SMARTER, que te ayuda a plantearte metas y, sobre todo, alcanzarlas. Muy empleado en el mundo empresarial, en el momento de definir un objetivo el modelo SMARTER recomienda tener en cuenta que sea: especifico, medible, alcanzable, retador, limitado en el tiempo, ecológico y con recompensa. Además, añade Blanca, "debe estar alineado con nuestras intenciones, con el para qué, la dirección que quieres tomar en cada área de tu vida".

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